SYMACH B.V.: verdrievoudigd, omvang administratie onveranderd

SYMACH, fabrikant van palletiseermachines en zakvulmachines, is onlangs overgestapt van Ridder R8 op Ridder iQ. “Dankzij de hogere productiviteit die dit pakket mogelijk maakt kunnen we onze snelgroeiende productie opvangen zonder hiervoor extra administratieve medewerkers te hoeven aannemen”, legt Patrick Gijsel, verantwoordelijk voor sales bij SYMACH, uit.

Met zijn palletiseermachines en zakvulmachines richt SYMACH zich op uiteenlopende sectoren, variërend van de agrarische voedingssector tot de industriële en chemische industrie. “De machines die wij bouwen zijn modulair opgebouwd en worden op maat afgestemd op de wensen van de klant”, aldus Gijsel. “Zo leveren wij machines voor uiteenlopende toepassingen, waarvoor verschillende modules in meerdere breedtes en lengtes beschikbaar zijn. Daarnaast worden onze systemen in een flink aantal landen wereldwijd gebruikt, waar telkens andere certificeringen worden gehanteerd en eisen worden gesteld. Ook hierop kunnen wij de palletisers en verpakkingsmachines aanpassen. De basis is dus altijd gelijk, maar de details zijn afhankelijk van de toepassing en de klant.”

Van Ridder R8 overgestapt op Ridder iQ

“Wij maken al een jaar of zes gebruik van de ERP-software van Ridder Data Systems. Wij hebben toentertijd een analyse gemaakt van alle beschikbare ERP-systemen en onderzocht welk systeem het beste aansloot op onze specifieke eisen. Een groot aantal ERP-systemen zijn beschikbaar, die allen net even anders werken. Het ERP-systeem van Ridder Data Systems is echter specifiek ontwikkeld voor de maakindustrie”, zegt Gijsel.

“We hebben daarom zes jaar geleden Ridder R8 geïmplementeerd, de voorloper van Ridder iQ. Deze oplossing bleek goed aan te sluiten op onze organisatie. Zo konden wij deze oplossing eenvoudig integreren met ons Product Data Management (PDM) systeem en SolidWorks. Deze integratie bespaart onze medewerkers veel tijd en levert dan ook belangrijke toegevoegde waarde”, zegt Gijsel. “Ridder R8 was echter verouderd en aan vervanging toe. Inmiddels zijn we dan ook overgestapt op Ridder iQ.” Ridder iQ is net als zijn voorganger specifiek ontwikkeld voor de maakindustrie. Het pakket kan worden aangevuld met additionele modules die zijn toegespitst op specifieke branches, zoals modules voor locatiebeheer, productieplanning, traceability en liquiditeitsprognoses.

Gebruiksvriendelijkere database

“Toen wij zes jaar geleden Ridder R8 in gebruik namen was men bij Ridder Data Systems al bezig met het uitrollen van Ridder iQ. De oplossing was toen echter nog erg nieuw. Wij hebben daarom toentertijd bewust gekozen voor Ridder R8, dat zich al in de praktijk had bewezen”, legt Gijsel uit. “Dit jaar zijn we alsnog overgestapt op Ridder iQ. Dit nieuwere pakket maakt onder andere gebruik van een MS-SQL database, wat een stuk gebruiksvriendelijker is. Zo kan je in deze database eenvoudiger zoeken dan in de database van R8 en kan de database veel gemakkelijker worden gekoppeld aan andere systemen.”

“Deze gebruiksvriendelijkheid is voor ons van groot belang. Ons bedrijf is de afgelopen jaren hard gegroeid; in acht jaar tijd is ons personeelsbestand verdrievoudigd. De inkoop, verkoop, facturering en andere administratieve taken worden echter nog steeds uitgevoerd door dezelfde hoeveelheid administratieve medewerkers. Dit is alleen mogelijk dankzij Ridder iQ, dat het mogelijk maakt via workflows de productiviteit te verhogen. Veel taken kunnen worden geautomatiseerd, zoals het controleren van ingevoerde gegevens. Dit scheelt veel tijd en helpt ons dan ook op arbeidskosten te besparen.”

‘’Ondanks dat ons personeelsbestand verdrievoudigd is, worden de inkoop, verkoop, facturering en administratie nog gedaan door dezelfde hoeveelheid medewerkers.’’

Patrick Gijssel, SYMACH

Integratie met PDM-systeem

“Indien een engineer een product tekent, koppelt hij hier in ons PDM-systeem de artikelnummers van alle benodigde onderdelen aan. Dit kan een nieuw onderdeel zijn dat de engineer zelf heeft ontworpen, maar bijvoorbeeld ook een elektromotor van een externe leverancier. Deze gegevens worden vervolgens met één druk op de knop vanuit het PDM-systeem doorgezet naar Ridder iQ”, legt Gijsel uit. “Vroeger moest je de artikelnummers van alle producten handmatig invoeren in het ERP-pakket, wat tijdrovend en foutgevoelig is. Het automatiseren van dit proces levert dan ook winst op. Daarnaast beschikken onze inkopers dankzij deze integratie direct over de gegevens die zij nodig hebben om de benodigde artikelen in te kopen. Het pakket helpt dus de efficiëntie van onze medewerkers te vergroten.”

Een ander belangrijk voordeel van Ridder iQ is de integratie met de Ridder iQ Service App. “Deze app geeft onze servicemonteurs via een tablet toegang tot alle informatie over een klant die zij nodig hebben. Denk hierbij aan eerder uitgevoerde werkzaamheden en gegevens van contactpersonen. Informatie hoeft niet langer fysiek te worden overhandigd aan servicemonteurs en kan ook op afstand in realtime worden aangeleverd”, legt Gijsel uit. “Daarnaast kan de servicemonteur in de app direct invoeren welke artikelen zijn gebruikt tijdens het uitvoeren van werkzaamheden, wat vervolgens wordt verwerkt in ons ERP-pakket. De servicemonteur heeft dus alle informatie die hij nodig heeft op zijn tablet tot zijn beschikking.”

Soepele implementatie

“De implementatie van het pakket is erg soepel verlopen. Ridder iQ is volledig opnieuw ontwikkeld en dus geen doorontwikkeling van Ridder R8. Zo wordt gebruik gemaakt van een volledig andere database. De implementatie heeft dan ook meer voeten in aarde dan simpelweg het uitvoeren van een upgrade. Desondanks is het pakket uiteindelijk sneller opgeleverd dan gepland”, aldus Gijsel. “Meerdere partners waarmee wij samenwerken maken al langer gebruik van Ridder iQ, waardoor ik vooraf een goed beeld had van de implementatie van de oplossing. Verschillende partners gaven aan tegen uitdagingen te zijn aangelopen doordat eigen medewerker te weinig bij de implementatie waren betrokken. We hebben er daarom bewust voor gekozen om van iedere afdeling minimaal één persoon bij de implementatie te betrekken. Specifieke wensen van afdelingen konden hierdoor direct bij de implementatie worden meegenomen.”

“Ridder iQ is tijdens de implementatie uitgerold naast het bestaande Ridder R8 systeem, waarbij beide systemen enige tijd naast elkaar hebben gedraaid. Alle data die wij in deze periode in oude ERP-pakket invoerden, werd door Ridder Data Systems overgenomen in het nieuwe pakket. Toen bleek dat het nieuwe ERP-pakket naar behoren functioneerde is de schakelaar omgezet en zijn we volledig overgestapt op het Ridder iQ. Deze werkwijze was erg prettig, aangezien het ERP-pakket voor onze bedrijfsvoering van kritiek belang is.”

Productconfigurator

“Op termijn willen we een productconfigurator introduceren die het voor klanten eenvoudiger maakt producten te selecteren die volledig zijn afgestemd op hun wensen. De klant geeft hierbij zijn voorkeuren en wensen op, zoals de toepassing waarvoor de machine wordt gebruikt, de beschikbare ruimte en de capaciteit van het systeem. Vervolgens krijgt de klant alle beschikbare relevante opties gepresenteerd om hem te helpen de juiste keuze te maken. Een integratie met ons ERP-systeem is voor een dergelijke configurator van cruciaal belang.”

Meer weten over SYMACH?

Bezoek dan de website www.symach.nl.